Met de SnelStart-koppeling stuurt Veloyd je facturen rechtstreeks naar SnelStart. Ze komen daar als concept factuur te staan. Je controleert ze in SnelStart, zet ze om naar een echte factuur en verstuurt ze vanuit SnelStart naar je klant. Daarnaast kun je je klanten in beide systemen gelijk houden. Je regelt alles via Instellingen > Administratie.
Wat je nodig hebt #
Voor de koppeling heb je twee sleutels nodig: een subscription key en een koppelsleutel.
- Subscription key: deze vraag je aan via je vervoerder. Neem contact op met je vervoerder, dan regelen wij de aanvraag bij SnelStart. Mogelijk brengt SnelStart hiervoor kosten in rekening.
- Koppelsleutel: deze maak je zelf aan in SnelStart Web, via Koppelingen > Maatwerk. Een koppelsleutel hoort bij één administratie in SnelStart. Werk je met meerdere administraties, dan kies je dus de administratie waar de facturen uit Veloyd in moeten komen.
De koppeling aanzetten #
- Ga naar Instellingen > Administratie.
- Kies bij Boekhoudsysteem de optie SnelStart.
- Vul de Subscription key en de Koppelsleutel in.
Er is geen knop om op te slaan. Veloyd bewaart je keuze meteen en een ingevuld veld zodra je het verlaat, en meldt bovenin dat je wijzigingen zijn opgeslagen. Pas nadat je SnelStart hebt gekozen, verschijnen de overige velden op het scherm.
Artikelcodes instellen #
In SnelStart bepaalt een artikel op welke grootboekrekening een factuurregel komt en welk btw-tarief erbij hoort. Je kunt per soort regel aangeven welk artikel Veloyd gebruikt:
- Artikelcode ritten
- Artikelcode zendingen
- Artikelcode diensten: dit veld zie je alleen als je met diensten werkt.
- Artikelcode abonnementen
Maak de artikelen eerst aan in SnelStart, bij Artikelen. Vul daarna de code van het artikel in Veloyd in, bijvoorbeeld -2 voor Diversen diensten hoog. Laat je een veld leeg, dan gebruikt SnelStart zijn standaard artikel. Staat een ingevulde code niet in SnelStart, dan meldt Veloyd bij het versturen van de factuur dat het artikel niet gevonden is.
De periode als referentie #
Zet Periode als referentie aan als je de factuurperiode uit Veloyd op de factuur in SnelStart wilt zien. De periode komt dan in het referentieveld, in de vorm 01-10-2026 t/m 31-10-2026.
Klanten synchroniseren #
Bij Synchroniseer klanten bepaal je of klantgegevens worden uitgewisseld, en welke kant op.
- Nee: er worden geen klantgegevens uitgewisseld. Je beheert je klanten alleen in Veloyd.
- Ja: het verkeer gaat beide kanten op. Klanten uit SnelStart komen in Veloyd binnen, en klanten uit Veloyd worden in SnelStart aangemaakt of bijgewerkt. Je kunt een klant dan in beide systemen bewerken.
- Van Veloyd naar SnelStart: nieuwe en gewijzigde klanten uit Veloyd worden als relatie in SnelStart aangemaakt of bijgewerkt.
- Van SnelStart naar Veloyd: klanten uit SnelStart worden als klant in Veloyd aangemaakt of bijgewerkt.
Kies je Ja of Van SnelStart naar Veloyd, dan komen er twee schakelaars bij.
- Geen nieuwe klanten aanmaken in Veloyd: de knoppen om een nieuwe klant aan te maken en om klanten te importeren verdwijnen uit het klantenoverzicht. Nieuwe klanten maak je dan in SnelStart aan en synchroniseer je daarna naar Veloyd.
- Klanten niet aanpasbaar in Veloyd: de naam- en adresgegevens van een klant staan op slot in Veloyd.
Een synchronisatie starten #
Synchroniseren gebeurt niet automatisch. Ga naar Administratie > Klanten en klik op de knop met de ronde pijl. Die knop staat er alleen als er een boekhoudsysteem is gekozen en de synchronisatie aanstaat. Veloyd waarschuwt dat het synchroniseren enkele minuten kan duren. Klik op Bevestigen om te beginnen.
Na afloop zie je hoeveel klanten er nieuw zijn en hoeveel er zijn gesynchroniseerd. Klanten die niet verwerkt konden worden, staan er met hun eigen foutmelding onder.
Uit SnelStart haalt Veloyd alleen relaties op die als klant zijn aangemaakt en niet op non-actief staan. Van elke klant gaan de naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres mee. Een klant die vanuit Veloyd nieuw in SnelStart komt, krijgt daar ook de notities uit Veloyd mee als memo. Staan er bij een klant meerdere e-mailadressen, dan zet Veloyd ze in SnelStart gescheiden door een puntkomma. Een ongeldig e-mailadres wordt overgeslagen.
Wil je bij één klant het adres juist niet laten synchroniseren, zet dan in de klantgegevens Adres niet synchroniseren met SnelStart aan. Die schakelaar is zichtbaar voor gebruikers met rechten op facturatie.
Het debiteurnummer van een klant #
Het debiteurnummer van een klant in Veloyd is het relatienummer van die klant in SnelStart. Zo weet Veloyd bij welke relatie een factuur hoort. Wordt een klant vanuit Veloyd in SnelStart aangemaakt, dan krijgt hij in Veloyd het relatienummer uit SnelStart als debiteurnummer.
Zodra er een boekhoudsysteem is gekozen, kun je het veld Debiteurnummer in de klantinstellingen niet meer zelf invullen.
Facturen naar SnelStart sturen #
Het versturen gebeurt vanuit Administratie > Facturatie, op dezelfde plek waar je de factuurspecificatie maakt.
- Open de factuur die voor een klant klaarstaat.
- Klik op Factuur aanmaken.
- Veloyd meldt dat de factuur wordt aangemaakt en verstuurd naar het gekoppelde boekhoudsysteem. Klik op Bevestigen.
Veloyd zet de factuur bij de relatie met hetzelfde relatienummer als het debiteurnummer van de klant. De bedragen gaan exclusief btw mee; het btw-tarief volgt uit het artikel. De betalingstermijn neemt SnelStart over van de relatie. De specificatie uit Veloyd gaat niet mee als bijlage.
In Veloyd krijgt de factuur het nummer dat SnelStart aan het concept geeft. Het definitieve factuurnummer maakt SnelStart pas aan als je het concept omzet naar een factuur. Gaat er iets mis, bijvoorbeeld door een onjuiste sleutel of een relatienummer dat SnelStart niet kent, dan toont Veloyd een foutmelding en wordt de factuur niet aangemaakt.
De factuur afronden in SnelStart #
In SnelStart vind je de factuur bij Facturen, met de status Concept. Controleer de factuur, zet hem om naar een echte factuur en verstuur hem vanuit SnelStart naar je klant.
