Een rit is een opdracht van een klant die in principe binnen één route uitgevoerd wordt en in z’n geheel wordt gefactureerd. Een rit kan een ophaaladres, een bezorgadres, of meerdere adressen bevatten die samen uitgevoerd moeten worden. Elke rit hoort bij een klant, dus voordat je ritten kunt aanmaken heb je minimaal een klant nodig (eventueel je eigen bedrijf, bijvoorbeeld om mee te oefenen). Het is een goed uitgangspunt om een rit zo klein mogelijk te houden. Dus krijg van van een klant een opdracht om 3 verschillende bezorgingen te doen en wil je die zelf flexibel kunnen inplannen later? Kies er dan voor om 3 verschillende ritten te maken, elk met één bezorgadres.
Een rit aanmaken #
Ga naar het menu Planning. Je hebt hier twee weergaven: de dagplanning met alle ritten, routes en voortgang van koeriers, en het menu Ritten waar deze in een overzichtelijke tabel terug te vinden zijn, handig om te zoeken of bulkacties uit te voeren.
- Klik op Nieuwe rit
- Begin met typen van de klantnaam en selecteer de juiste klant
- Voer een of meerdere adressen in en geef per adres aan of het een ophaal- of bezorgadres is
- Klik op Opslaan
Ophaaladressen zijn in de planning te herkennen aan een blauw bolletje met een P (Pickup), bezorgadressen aan een oranje bolletje met een D (Delivery).
Een adres invoeren #
Je kan een adres zelf typen: begin met de straat of postcode en het huisnummer, en klik het juiste adres uit de suggesties aan. Veloyd vult de rest van het adres dan automatisch aan en zoekt daar ook de bijbehorende coördinaten bij op. Je kan in plaats daarvan ook een naam uit het adresboek of een bestaande klant kiezen; het bijbehorende adres wordt dan automatisch ingevuld. Bij het invullen van een klantnaam toont Veloyd ook de recente ritten van die klant, als extra referentie of om snel een eerder ingevoerde rit opnieuw aan te maken.
Ophalen of bezorgen, bedrijf/privé en tijdvak #
Bij elk adres geef je bovenaan aan of het om ophalen of bezorgen gaat, en of het een bedrijfsadres of een privéadres is. Daarnaast stel je het tijdvak in waarbinnen opgehaald of bezorgd moet worden: standaard staat dit op de openingstijden van je vestiging, maar wil je een kleiner tijdvak, dan vul je dat zelf in bij Starttijd en Eindtijd.
Opties en instructies bij een adres #
Rechts van het tijdvak vind je Opties en Instructies. Je kan bij een adres opties verplicht stellen, bijvoorbeeld wanneer het om een brievenbuspakket gaat, of wanneer een foto of een handtekening verplicht is. Naast de standaardopties van Veloyd kun je hier ook je eigen opties gebruiken; deze maak je zelf aan in de instellingen. Hiermee kun je bijvoorbeeld labels toekennen waarmee je een duidelijker overzicht krijg in de dagplanning, of kun je opties aanmaken voor specifieke eigenschappen die een koerier tijdens het ophalen of bezorgen kan toekennen.
Onder Instructies kun je tekst meegeven die voor de koerier zichtbaar is bij het ophalen of bezorgen op deze locatie.
Meerdere colli aan een rit toevoegen #
Onder Inhoud voeg je met + een of meerdere colli aan de rit toe. Kies bij Type het collotype, en vul eventueel afmetingen, gewicht of een omschrijving in. Veloyd genereert meteen een barcode, die je direct bij de collo ziet staan. De barcode van de eerste collo is ook de track & trace-code van de rit. Bestaat de rit uit meerdere ophaal- en/of bezorgadressen, wijs de colli dan toe aan het juiste adres. In het Rit info scherm zie je bij elk adres de bijbehorende colli met status; via de knoppen die verschijnen wanneer je met de muis over een collo beweegt kun je het label printen of de gegevens wijzigen.
Moet de koerier de barcode ter plekke scannen, bijvoorbeeld omdat die al op de zak of het pakket zit? Klik dan naast de barcode op het kruisje (Barcode wissen). De collo krijgt dan Geen barcode, en de koerier koppelt de gescande barcode in de koeriersapp aan deze collo. Wil je toch een barcode, klik dan op Nieuwe barcode genereren. Een nieuwe collo krijgt wel of geen barcode, net als de collo ervoor. Wis je de barcode van de eerste collo, dan houdt de rit wel zijn track & trace-code. Dit kan alleen bij een nieuwe rit; bij het wijzigen van een bestaande rit blijft de barcode staan.
Facturatie #
Onder Administratie kies je of de rit gefactureerd moet worden en welke tarieftabel eraan gekoppeld is. Standaard wordt de tarieftabel gebruikt die gekoppeld is aan de geselecteerde klant. Je kan hier zelf toeslagen toevoegen, of handmatig een prijs invoeren.
Bezorgpogingen en retour #
Onder Overige opties stel je bij Aantal bezorgpogingen in hoeveel bezorgpogingen er voor deze rit gedaan worden. Na een mislukte poging verplaatst Veloyd de rit automatisch naar de volgende werkdag, tot het maximum is bereikt. Vul 0 in om de rit nooit automatisch te verplaatsen. Met de schakelaar Automatisch retour bepaal je of de rit na de laatste mislukte poging retour gaat.
Staat Automatisch retour aan, dan verschijnen er twee extra onderdelen:
- Bewaartijd — het aantal dagen dat de rit na de laatste bezorgpoging in bewaring blijft. Vul 0 in om meteen na de laatste poging een retourrit aan te maken. Dit veld zie je alleen als het aantal bezorgpogingen hoger is dan 0.
- Retouradres — het adres waar de retour naartoe gaat. Standaard is dat het adres van de klant. Wil je dat de retour naar een ander adres gaat, vul dat dan hier in.
Na de laatste mislukte bezorgpoging gaat de rit direct naar status In bewaring. Veloyd verplaatst de rit dan naar de datum aan het einde van de bewaartijd. Komt de ontvanger het in de tussentijd ophalen? Dan vind je de rit op die datum. Komt de ontvanger het niet ophalen? Dan wordt er na het verstrijken van de bewaartijd automatisch een retourrit aangemaakt.
Ritten importeren #
Naast het handmatig invoeren van een rit kun je ritten ook in bulk importeren.
- Kies eerst de klant waarvoor je importeert
- Kies het type rit: alleen bezorgadressen, alleen ophaaladressen, ophalen én bezorgen of meerdere adressen binnen één rit
- Vul de start- en eindtijd en de bezorgopties in
- Selecteer het CSV-bestand
De opmaak van het CSV-bestand maakt niet uit: in Veloyd geef je zelf aan welke data in welke kolom staat. Deze kolomindeling wordt per klant onthouden, dus bij een volgende import voor dezelfde klant hoef je dit niet opnieuw in te stellen. Onder Administratie en overige opties staan dezelfde mogelijkheden als bij het handmatig aanmaken van een rit.
Met de schakelaar Collo met barcode toevoegen aan adressen kies je of Veloyd bij de geïmporteerde adressen een collo met barcode aanmaakt. Staat de schakelaar uit en bevat het bestand geen colli, dan wordt het een rit zonder collo. Maakt het bestand wel colli aan, bijvoorbeeld via de kolom Inhoud: Aantal, dan krijgen die colli geen barcode zolang de schakelaar uit staat. De koerier koppelt de barcode dan bij het adres. Staat er in het bestand wel een barcode, dan gebruikt Veloyd die, ongeacht de stand van de schakelaar.
Ritten aanmelden via een koppeling of API #
Naast handmatig aanmaken en importeren kunnen ritten ook automatisch bij Veloyd binnenkomen:
- Via bestaande koppelingen die Veloyd al heeft gebouwd, bijvoorbeeld met verschillende apotheeksystemen
- Via een eigen koppeling die een klant of de vervoerder zelf laat bouwen op de Veloyd API
- Wanneer een klant een zending aanmeldt die in jouw bezorggebied ligt, komt de bezorgrit automatisch in Veloyd te staan
Een koppeling op de Veloyd API kan per collo aangeven dat die zonder barcode wordt aangemeld. De koerier koppelt de barcode dan bij het adres. Geeft de koppeling dat niet aan, dan genereert Veloyd zoals altijd zelf een barcode.