Shiftbase is een programma voor personeelsplanning en urenregistratie. Je maakt er roosters in, houdt gewerkte uren bij en bereidt de salarisadministratie voor.
Met de koppeling hoef je het rooster en de gewerkte uren niet meer met de hand over te nemen. Je plant je koeriers in Shiftbase, en Veloyd zet ze op de juiste diensten. Na afloop gaan de gewerkte uren van die diensten terug naar Shiftbase.
Wat de koppeling doet #
- Het rooster uit Shiftbase ophalen. De ingeroosterde koerier en de geplande start- en eindtijd komen dan op de dienst in Veloyd.
- Afgeronde diensten als gewerkte uren (timesheets) naar Shiftbase versturen, met start- en eindtijd en pauze.
- Elke nacht automatisch de diensten van gisteren versturen.
- Koeriers met korte diensten aanvullen tot een minimale dienstduur.
De koppeling werkt alleen met diensten die al in Veloyd bestaan, meestal aangemaakt vanuit een dienst template. Er worden geen nieuwe diensten aangemaakt vanuit Shiftbase.
Stap 1: Een API-sleutel aanmaken in Shiftbase #
Veloyd praat met Shiftbase via een API-sleutel. Die maak je aan in Shiftbase.
Ga in Shiftbase naar Settings > App center. Scroll naar Public API en klik bij de app API op Install. Daarna kun je de API-sleutel kopiëren.
Let op: de API-app is een Plus-functie in Shiftbase. Staat de knop niet aan, neem dan contact op met Shiftbase.
Stap 2: De koppeling aanzetten in Veloyd #
Ga in Veloyd naar Instellingen > Diensten > Shiftbase integratie en zet Actief aan. Daaronder verschijnen de overige instellingen.
- Diensten automatisch synchroniseren — staat deze aan, dan verstuurt Veloyd elke nacht om 03:00 de afgeronde diensten van gisteren naar Shiftbase.
- API-sleutel — plak hier de API-sleutel uit stap 1.
- Minimale dienstduur — het minimum aantal minuten dat een koerier per dag betaald krijgt. Werkt een koerier korter, dan vult Veloyd de tijd aan. Laat op 0 staan als je dit niet wilt.
- Afdeling koppelen aan — kies of de Shiftbase-afdeling bij de Gebruiker, de Dienst of de Klant hoort.
- Team koppelen aan — kies of het Shiftbase-team bij de Gebruiker, de Dienst of de Klant hoort.
Werkt een koerier altijd voor dezelfde afdeling, koppel de afdeling dan aan de gebruiker. Hangt de afdeling af van het werk, koppel hem dan aan de dienst of de klant. Standaard staat de afdeling op Dienst en het team op Gebruiker.
De wijzigingen worden direct opgeslagen.
Stap 3: Afdelingen, teams en diensten in Shiftbase #
Veloyd koppelt elke dienst aan vier dingen uit Shiftbase: een medewerker, een afdeling, een team en een Shiftbase-dienst. Zorg dat die in Shiftbase klaarstaan voordat je verder gaat.
Afdelingen en teams beheer je in Shiftbase via Settings > Organization. Een team hoort altijd bij een afdeling.
De diensten zelf, zoals een dagdienst van 09:00 tot 17:30, beheer je per afdeling via Settings > Shifts.
Stap 4: Koeriers koppelen #
Ga in Veloyd naar Beheer > Gebruikers en open een koerier. Onder Shiftbase kies je bij Shiftbase gebruiker de bijbehorende medewerker uit Shiftbase.
Heb je in stap 2 de afdeling of het team aan de gebruiker gekoppeld, dan verschijnen daarna ook Shiftbase afdeling en Shiftbase team. Je ziet alleen de afdelingen en teams waar de medewerker in Shiftbase lid van is. Klik op Opslaan.
Stap 5: Dienst templates koppelen #
Ga naar Beheer > Diensten, tabblad Dienst templates, en open een template. Onder Shiftbase vul je in:
- Shiftbase afdeling en Shiftbase team — als je die in stap 2 aan de dienst hebt gekoppeld.
- Shiftbase dienst — de dienst uit Shiftbase waar deze template bij hoort. Dit veld verschijnt zodra Veloyd de afdeling weet.
Diensten die vanuit de template worden aangemaakt, nemen deze gegevens over. Je kunt ze ook per losse dienst aanpassen.
Heb je de afdeling of het team aan de klant gekoppeld? Dan stel je die in bij Administratie > Klanten. Open de klant, en onder Shiftbase kies je de Shiftbase afdeling en eventueel het Shiftbase team.
Blijven de keuzelijsten leeg, controleer dan de API-sleutel uit stap 2.
Het rooster ophalen uit Shiftbase #
Is de koppeling actief, dan staan op de pagina Beheer > Diensten twee extra knoppen: Verstuur naar Shiftbase en Synchroniseer met Shiftbase.
Klik op Synchroniseer met Shiftbase, kies een Startdatum en Einddatum en klik op Bevestigen. Veloyd haalt dan het rooster van die dagen op.
Voor elke ingeroosterde medewerker zoekt Veloyd een dienst op dezelfde datum met dezelfde Shiftbase dienst, afdeling en team. Vindt Veloyd die dienst, dan:
- wordt de gekoppelde koerier op de dienst gezet;
- worden de geplande start- en eindtijd overgenomen uit het rooster;
- wordt de koerier ook op de routes van die dienst gezet.
In de geschiedenis van de dienst zie je dat de wijziging door Shiftbase is gedaan. Het rooster ophalen gebeurt alleen als je op de knop klikt, niet automatisch.
Gewerkte uren versturen naar Shiftbase #
Klik op Verstuur naar Shiftbase en kies de Datum. Bij Koerier kies je één koerier, of laat je Alle koeriers staan. Klik op Bevestigen.
Veloyd verstuurt alleen afgeronde diensten waar een koerier op staat. Van elke dienst gaan de datum, de werkelijke start- en eindtijd en de pauze naar Shiftbase. Daar komen ze binnen als gewerkte uren.
Verstuur je een dienst opnieuw, bijvoorbeeld na een correctie, dan worden de bestaande uren in Shiftbase bijgewerkt. Er ontstaat dus geen dubbele regel.
Staat Diensten automatisch synchroniseren aan, dan gebeurt dit elke nacht om 03:00 vanzelf voor de diensten van gisteren. Correcties op oudere dagen verstuur je met de knop.
De Shiftbase status volgen #
In het dienstoverzicht staat de kolom Shiftbase status. Aan het bolletje zie je per dienst hoe het versturen is gegaan:
- Groen — de dienst is verstuurd naar Shiftbase.
- Rood — het versturen is mislukt. Ga met je muis op het bolletje staan om de foutmelding te zien.
- Grijs — de dienst is nog niet verstuurd.
Gaat er bij het versturen of ophalen iets mis, dan zie je de foutmeldingen ook direct in het venster. De overige diensten worden gewoon verwerkt.
Minimale dienstduur #
Heb je een Minimale dienstduur ingesteld, dan telt Veloyd per koerier alle gewerkte minuten van die dag bij elkaar op. Komt de koerier daar niet aan, dan wordt het tekort gelijk verdeeld over zijn diensten van die dag. In Shiftbase schuift de eindtijd van elke dienst dan op, met de notitie “Extra tijd toegevoegd”. De dienst in Veloyd blijft ongewijzigd.
Een voorbeeld: de minimale dienstduur is 240 minuten. Een koerier heeft twee diensten van 60 en 90 minuten, samen 150 minuten. Het tekort van 90 minuten wordt verdeeld, dus elke dienst krijgt in Shiftbase 45 minuten extra.
Goedgekeurd of in afwachting #
Veloyd vergelijkt de gewerkte tijd met het rooster in Shiftbase. Valt de dienst binnen de ingeroosterde tijd, dan komen de uren als goedgekeurd (Approved) in Shiftbase. Begon de koerier eerder of stopte hij later, dan staan de uren op in afwachting (Pending) en keur je ze zelf goed in Shiftbase.
Als iets niet lukt #
- Shiftbase user ID is niet ingesteld — de koerier is nog niet gekoppeld. Zie stap 4.
- Shiftbase department ID is niet ingesteld of Shiftbase team ID is niet ingesteld — de afdeling of het team ontbreekt op de plek die je in stap 2 hebt gekozen.
- Shiftbase shift ID is niet ingesteld — de dienst heeft geen Shiftbase dienst. Zie stap 5.
- Shiftbase foutmelding — Shiftbase heeft het verzoek geweigerd. Controleer de API-sleutel en lees de melding.
- Een koerier komt niet op de dienst bij het ophalen — controleer of de dienst op die datum bestaat en dezelfde Shiftbase dienst, afdeling en team heeft als het rooster. Is de medewerker niet aan een Veloyd-gebruiker gekoppeld, dan wordt de koerier van de dienst gehaald.
Verwijder je een dienst in Veloyd nadat die al verstuurd is, pas de uren dan zelf aan in Shiftbase. Dat gebeurt niet automatisch.
En verder #
Hoe je diensten en activiteiten inricht lees je bij Diensten instellen. Hoe je diensten inplant en opvolgt lees je bij Diensten aanmaken en opvolgen.