Jortt is een boekhoudprogramma voor het mkb. Je maakt er eenvoudig facturen mee, en grote delen van de boekhouding gaan automatisch. Via de bankkoppeling wordt je rekening gesynchroniseerd, in- en verkoopfacturen worden vrijwel automatisch geboekt en ook de btw-aangifte gaat automatisch. Met de koppeling doet Veloyd mee in die automatisering.
Wat de koppeling doet #
- Facturen die je in Veloyd aanmaakt, worden naar Jortt geschreven.
- Klanten uit Veloyd en debiteuren uit Jortt worden gesynchroniseerd.
Een API-koppeling aanmaken in Jortt #
Log in bij Jortt en ga via Instellingen rechtsboven naar Jortt API koppeling.
Klik op Eigen API koppeling.
Klik op + Applicatie toevoegen.
Geef de nieuwe applicatie een naam, bijvoorbeeld “Koppeling met Veloyd”. Vink daarna alle rechten aan, zodat Veloyd klanten kan synchroniseren en facturen in Jortt kan aanmaken. Klik op Voeg applicatie toe.
Veloyd vraagt toegang tot klanten, facturen en de gegevens van je organisatie. Die rechten gebruikt Veloyd alleen voor de koppeling en nooit voor andere doeleinden.
Jortt maakt nu een applicatie aan met een eigen Client ID en Client Secret. Kopieer de Client Secret en bewaar hem op een veilige plek. Je kunt hem later niet meer in Jortt opzoeken.
Klik daarna op OK, ik heb de gegevens bewaard en sluit dit scherm.
De applicatie staat nu in Jortt. De Client ID en Client Secret heb je nodig in de volgende stap.
De koppeling aanzetten in Veloyd #
Ga in Veloyd naar Instellingen > Administratie. Kies bij Boekhoudsysteem de optie JORTT V2. Vul daarna bij Client ID en Client Secret de gegevens uit Jortt in.
Er is geen knop om op te slaan. Veloyd bewaart je keuze meteen en een ingevuld veld zodra je het verlaat. Bovenin verschijnt de melding dat je wijzigingen zijn opgeslagen. Pas nadat je een boekhoudsysteem hebt gekozen, verschijnen de overige velden.
Jortt is nu gekoppeld aan je Veloyd-account. Facturen kunnen naar Jortt verzonden worden en klanten kunnen gesynchroniseerd worden.
Klanten synchroniseren #
Bij Synchroniseer klanten bepaal je of klantgegevens worden uitgewisseld, en welke kant op.
- Nee: er worden geen klantgegevens uitgewisseld. Je beheert je klanten alleen in Veloyd.
- Ja: het verkeer gaat beide kanten op. Debiteuren uit Jortt komen in Veloyd binnen, en klanten uit Veloyd worden in Jortt aangemaakt of bijgewerkt.
- Van Veloyd naar JORTT V2: nieuwe en gewijzigde klanten uit Veloyd worden in Jortt aangemaakt of bijgewerkt.
- Van JORTT V2 naar Veloyd: debiteuren uit Jortt worden als klant in Veloyd aangemaakt of bijgewerkt.
Kies je Ja of Van JORTT V2 naar Veloyd, dan komen er twee schakelaars bij.
- Geen nieuwe klanten aanmaken in Veloyd: de knoppen om een nieuwe klant aan te maken en om klanten te importeren verdwijnen uit het klantenoverzicht. Nieuwe klanten maak je dan in Jortt aan.
- Klanten niet aanpasbaar in Veloyd: de naam- en adresgegevens van een klant staan op slot en worden bij elke synchronisatie uit Jortt overgenomen.
Een synchronisatie starten #
Synchroniseren gebeurt niet automatisch. Ga naar Administratie > Klanten en klik op de knop met de ronde pijl, naast de knop om klanten te importeren. Die knop staat er alleen als er een boekhoudsysteem is gekozen en de synchronisatie aanstaat.
Veloyd waarschuwt dat dit enkele minuten kan duren. Na afloop zie je hoeveel klanten er nieuw zijn en hoeveel er zijn bijgewerkt. Klanten die niet verwerkt konden worden, staan er met hun eigen foutmelding onder. Een veelvoorkomende reden is een naam die in Veloyd al in gebruik is.
Veloyd koppelt een debiteur uit Jortt eerst op debiteurnummer aan een bestaande klant. Lukt dat niet, dan zoekt Veloyd een klant met dezelfde naam die nog geen debiteurnummer heeft. Is er ook dan geen match, dan wordt de klant nieuw aangemaakt. Telefoonnummer en e-mailadres uit Jortt worden alleen overgenomen als die velden in Veloyd nog leeg zijn.
Wil je bij één klant het adres niet synchroniseren, zet dan in de klantinstellingen Adres niet synchroniseren met JORTT V2 aan. Veloyd neemt dan geen adres uit Jortt over en stuurt geen wijzigingen van die klant naar Jortt. Die schakelaar is zichtbaar voor gebruikers met rechten op facturatie.
Facturen naar Jortt sturen #
Het versturen gebeurt vanuit Administratie > Facturatie, op dezelfde plek waar je de factuurspecificatie maakt. Selecteer de conceptfacturen die je wilt verwerken en klik op Facturen aanmaken. Veloyd maakt de facturen dan aan in Jortt.
Op de factuur in Jortt krijgt elke rit een eigen regel met de datum, de referentie en de omschrijving. Alle zendingen komen samen op één regel met het aantal zendingen en het totaalbedrag. Veloyd rekent op elke regel 21 procent btw en zet de begindatum van de factuurperiode als leveringsperiode.
Gaat er iets mis, bijvoorbeeld door een onjuiste Client ID of Client Secret, dan toont Veloyd de foutmelding van Jortt en wordt de factuur niet aangemaakt.