Zijn de activiteiten en de algemene instellingen ingericht, dan kun je diensten gaan inplannen. Je maakt een dienst eenmalig aan, of je legt een diensttemplate vast waarmee Veloyd de diensten automatisch voor je klaarzet.
Waar je diensten vindt #
Ga naar Beheer > Diensten. Het scherm heeft twee tabbladen. Op het tabblad Diensten staan de losse diensten per dag, op het tabblad Dienst templates staan de terugkerende diensten.
Met de knop Nieuwe dienst maak je vanaf beide tabbladen een nieuwe dienst of een nieuw template aan.
De gegevens van een dienst #
Een dienst heeft altijd een naam. Daarnaast leg je de volgende gegevens vast:
- Klant, handig als je de dienst later op uurbasis wil factureren
- Vestiging, alleen zichtbaar wanneer je gebruik maakt van meerdere vestigingen
- Referentie, je eigen kenmerk bij deze dienst
- Tarieftabel, het tarief op basis van uren waarmee de prijs berekend wordt
- Startdatum en eventueel een einddatum
- Starttijd en eindtijd,
- Eerder starten dan geplande starttijd en de bijbehorende marge
- Startlocatie en eindlocatie
- Koerier
- Instructies voor de koerier
- Route templates, de routes die bij deze dienst horen
- Doelen
- Waarschuwing bij te laat starten dienst en de ontvangers van die melding
Een klant kiezen is niet verplicht. Rijdt de koerier binnen zijn dienst routes voor allerlei klanten, laat het veld dan leeg. Werkt hij binnen de dienst juist voor één opdrachtgever, bijvoorbeeld een vaste apotheek, dan koppel je die klant direct aan de dienst. Daarmee wordt de klant ook standaard geselecteerd wanneer de koerier een nieuw adres toevoegt, en kan het berekende tarief worden gefactureerd aan deze klant.
Bij Eerder starten dan geplande starttijd en bij Waarschuwing bij te laat starten dienst kun je per dienst afwijken van de standaard. Laat je die op Gebruik standaard instelling staan, dan volgt de dienst wat je bij Instellingen > Diensten hebt vastgelegd.
Een terugkerende dienst met een template #
Draai je steeds op dezelfde dagen en tijden dezelfde dienst? Leg dat dan eenmalig vast als dienst template.
Je vult hier dezelfde gegevens in als bij een losse dienst, aangevuld met het herhaalpatroon. Bij Herhaalt elke kies je bijvoorbeeld Week, en daarnaast selecteer je de dagen waarop de dienst terugkomt. Met de startdatum en einddatum bepaal je vanaf en tot wanneer dat geldt.
Veloyd zet op basis van het template automatisch de losse diensten in de planning.
Route templates koppelen #
Bij Route templates koppel je de routes die binnen de dienst gereden worden. Dat scheelt werk bij het wisselen van koerier: wijzig je de koerier op de dienst, dan wordt diezelfde koerier automatisch toegewezen aan de gekoppelde routes.
Doelen #
Onder de gegevens staat het blok Doelen. Met de knop Doel toevoegen leg je een doel vast voor de dienst. Op dit moment kun je hier een aantal stops per uur invullen.
Dat aantal berekent Veloyd als het aantal uitgevoerde stops in alle routes van de dienst, gedeeld door de uitgevoerde duur van de dienst. De koerier ziet het doel in de app, en na het afronden van de dienst ziet hij hoeveel stops per uur er daadwerkelijk zijn gehaald.
Een koerier koppelen #
Heb je in het template al een vaste koerier gekozen, dan staat die meteen op elke dienst. Wil je per dag bepalen wie de dienst draait, laat het veld dan leeg en koppel de koerier bij de dienst zelf.
Zodra de koerier gekoppeld is, staat de dienst voor hem klaar in de koeriersapp. Hoe hij die uitvoert lees je bij Dienst starten en afronden.
Het dienstenoverzicht #
Op het tabblad Diensten volg je de uitvoering. Per dienst zie je de datum, de naam, de klant, de koerier, de geplande starttijd, de uitgevoerde starttijd, de geplande eindtijd, de uitgevoerde eindtijd, de werktijd, de pauzetijd, de prijs en de status. Kies zelf welke (andere) kolommen je wel of niet wil zien via het driepuntsmenu rechtsboven de tabel.
Een te laat gestarte dienst herken je aan een waarschuwingsicoon bij de uitgevoerde starttijd. Zo zie je in één blik welke diensten aandacht nodig hebben.
De details van een dienst #
Klik een dienst aan om de details te openen. Je ziet daar de gegevens van de dienst, de gekoppelde koerier, de start- en eindtijden en de activiteiten met hun duur en de pauze.
Onderaan staat de historie van de dienst. Daarin lees je terug wie wat wanneer heeft gedaan, van het koppelen van de klant en het toewijzen van de koerier tot het starten en stoppen van elke activiteit.
Is er iets misgegaan, dan kun je vanuit dit scherm de dienst heropenen, tijden corrigeren en activiteiten en hun duur handmatig aanpassen.
Acties op diensten #
Voor diensten in het overzicht zijn de volgende acties beschikbaar:
- Dienst kopiëren, om snel een vergelijkbare dienst klaar te zetten
- Exporteren, om de dienstgegevens buiten Veloyd verder te verwerken
- Prijs wijzigen, waarbij je de huidige tarieftabel behoudt of een andere kiest
- Koerier wijzigen
- Dienst verwijderen
Meer over de prijs en het factureren van diensten lees je bij Tarieven voor diensten.