Naast het zelf uitvoeren van ritten biedt Veloyd ook de mogelijkheid om zendingen aan te melden bij externe vervoerders. Je kan hiervoor gebruik maken van koppelingen met verschillende vervoerders via je eigen contract. Als je zelf ook ritten uitvoert, kun je uiteraard instellen dat zendingen in je eigen bezorggebied bij jou terecht komen, en zendingen buiten dit gebied naar externe vervoerders gaan.
Vervoerder activeren #
In dit voorbeeld gaan we DHL als externe vervoerder activeren, én gaan we je eigen account als vervoerder activeren. Vervoer je niet zelf, dan kun je uiteraard ook alléén DHL of een andere externe vervoerder activeren. Voordat je de volgende stappen kan doorlopen, heb je wel een eigen contract bij DHL (of andere vervoerder) nodig. Veloyd werkt uitsluitend via je eigen contract, neem contact op met de vervoerder om dit contract af te sluiten en gebruik de klantgegevens van dit contract om de koppeling te activeren.
- Ga naar Instellingen
- Klik op het instellingen-menu Zendingen, je komt nu automatisch bij de beschikbare Vervoerders uit
- Activeer DHL als vervoerder
- Voer je Klantnummer, Gebruikers ID en API key in die je van DHL hebt gekregen
- Klik nu op Activeer, om de vervoerder te activeren
Eigen bezorggebied instellen #
Wanneer je zelf zendingen gaat bezorgen wil je waarschijnlijk alleen een beperkt gebied doen. Dit kan je via postcodes instellen, maar je kan ook een bezorggebied tekenen. In de vervoerder instellingen van je eigen account kun je vervolgens een bezorggebied en/of postcodes instellen. Volg hiervoor de volgende stappen:
- Ga naar Instellingen
- Klik op Bezorggebieden
- Klik op het icoon om een vlak te tekenen
- Teken nu een vlak op de kaart (doe dit zo netjes mogelijk, beter dan in onderstaand filmpje!)
- Per adres wordt op basis van coördinaten gekeken of dit exact binnen het getekende vlak valt
- Je kan punten verslepen met het icoon van de muis cursor, of je kan een gat in het bezorggebied knippen als je bijvoorbeeld niet in de binnenstad wil komen
- Geef het bezorggebied een herkenbare naam
Ga nu terug naar het menu waar je vervoerders kan activeren, en activeer je eigen account als vervoerder. Hier kun je het getekende bezorggebied kiezen, en zo nodig nog aanvullende postcodes invullen. Handige tip: vul meteen in hoeveel bezorgpogingen je wil doen per zending. Vul je niets in, dan blijft een zending die niet bezorgd kan worden openstaan en kun je deze handmatig herplannen of retourneren. Wanneer je meerdere bezorgpogingen wil doen, zal de zending automatisch opnieuw ingepland worden op de volgende (werk)dag. Wanneer alle bezorgpogingen zijn mislukt, wordt de zending automatisch retour gestuurd aan de klant. Hiervoor wordt een nieuwe retour levering aangemaakt die je ook apart kan factureren aan je klant.
- Ga naar Instellingen
- Klik op het instellingen-menu Zendingen
- Klik op Activeer bij je eigen account
- Selecteer het gewenste bezorggebied
- Vul het aantal bezorgpogingen in
- Klik op Activeer om jezelf als vervoerder te activeren
Verzendopties #
Nu je de vervoerder(s) hebt geactiveerd zijn er nog 2 stappen die nuttig kunnen zijn voordat je begint met verzenden: het instellen van gewenste verzendopties en het instellen van de voorkeursvervoerders. Onder het menu Verzendopties kun je aangeven welk van de beschikbare verzendopties je per vervoerder gaat gebruiken. Niet alle verzendopties zijn voor alle vervoerders mogelijk, wanneer de vervoerder geen mogelijkheid heeft voor de verzendoptie is de checkbox grijs. Een standaard zending zónder verzendopties is altijd mogelijk, hiervoor hoef je geen checkbox aan te vinken.
- Ga naar Instellingen
- Klik op Zendingen
- Klik op Verzendopties
- Selecteer per vervoerder welke verzendopties je wil gebruiken
Voorkeuren #
Heb je meer dan één vervoerder geactiveerd? Dan is het goed om tot slot ook de voorkeuren in te stellen. Heb je zoals in bovenstaand voorbeeld jezelf als vervoerder geactiveerd, én een externe vervoerder zoals DHL, dan wil je waarschijnlijk instellen dat alles wat jij zelf kan doen ook bij jou wordt aangemeld. In Veloyd kun je voorkeuren instellen. Voorkeuren zijn altijd gebaseerd op land + verzendoptie. Je kan dus een voorkeur instellen voor een standard zending naar Nederland, en een andere voorkeur voor een brievenbuspakket of een standaard zending naar België. Om de voorkeuren in te stellen volg je de volgende stappen:
- Ga naar Instellingen
- Klik op Zendingen
- Klik op Voorkeuren
- Klik op Bewerk voorkeurentabel
- Maak een Nieuwe landengroep voor de gewenste verzendoptie
- Geef de landengroep een herkenbare naam
- Selecteer het land of de landen
- Je kan bijvoorbeeld een voorkeur instellen voor Nederland, een andere voorkeur voor “EU” en daar alle EU landen selecteren, en tot slot een voorkeur voor “Overige” en daar ‘Overige’ selecteren bij de landen
- Klik op Opslaan
- Geef de voorkeur aan per vervoerder
- 1 is de hoogste voorkeur, daarna 2, etc.
- Herhaal stappen 5 t/m 9 voor alle verzendopties en landen die je wil gebruiken
- Klik op Opslaan
Zending aanmaken #
Zendingen in Veloyd worden altijd voor een specifieke klant aangemaakt. In hoofdstuk Je eerste rit hebben we al een klant aangemaakt. Mocht je dit hoofdstuk hebben overgeslagen, kijken dan even terug en maak alsnog een klantaccount in Veloyd aan.
Je kan nu naar het hoofdmenu Zendingen gaan. Hier kun je een nieuwe zending aanmaken. Bij het aanmaken van een zending voer je het adres in, en op basis van dit adres worden de beschikbare bezorgopties getoond. Selecteer de gewenste bezorgoptie(s) en alleen de beschikbare vervoerders worden getoond. De vervoerder met de hoogste voorkeur wordt automatisch geselecteerd, hier kun je altijd zelf van afwijken. Maak nu een nieuwe zending aan.
- Ga naar het hoofdmenu Zendingen
- Klik op Nieuwe Zending
- Selecteer de klant (opdrachtgever) van de zending
- Voer het adres van de ontvanger in
- Selecteer de gewenste verzendopties
- Klik op Opslaan
De zending is nu aangemaakt, maar nog niet bevestigd. Zo lang de zending niet bevestigd is kun je nog wijzigingen doen aan de zending. Wanneer de zending niet meer gewijzigd hoeft te worden kun je het label printen, hiermee wordt de zending definitief bevestigd en aangemeld bij de (externe) vervoerder.
Tijdens het aanmaken van een zending kun je deze ook direct bevestigen door niet de Opslaan knop te gebruiken, maar de variant Opslaan + Print. Om eerder aangemaakte zendingen te bevestigen selecteer je de zending(en) via de checkbox vooraan de regel, en klik daarna op Print zending labels. De zending die we hier hebben aangemaakt is er een die je zelf gaat bezorgen. Je zal zien dat er op de volgende dag een bezorgrit in de planning staat die je kan uitvoeren.
Zendingen die naar externe vervoerders gaan zoals DHL kun je nu zelf bij de vervoerder afleveren of laten ophalen, dit gebeurt buiten Veloyd om.
Status en historie #
Status updates vanuit de externe vervoerder worden automatisch zichtbaar bij de status van de zending, en in de zending historie in Veloyd. De historie is te vinden bij de specifieke zending. Hier zie je wat er is gebeurt, door wie en wanneer.